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il y a 26 minutes
Domaine / Métier : Communication/Chargée / Chargé de l’audiovisuel
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Le poste recouvre deux missions d’égale importance.
I. Gestion du secrétariat du bureau de la formation
1.Présentation, transmission et suivi des courriers
Le secrétariat prend en charge :
-L’envoi des courriers adressés aux recteurs en respectant la présentation ad hoc,
-La transmission à tous les niveaux hiérarchiques concernés,
-L’enregistrement dans ELISE et la mise en copie au chef du bureau de l’envoi aux académies,
-La récupération des feuilles d’émargement et leur transmission aux responsables académiques de formation.
2.Gestion et suivi des notes, des circulaires et questions parlementaires
Il revient au secrétariat d’assurer la :
-Présentation adaptée pour la transmission selon la nature du document et le destinataire,
-Récupération des questions parlementaires, enregistrement sous le M, vérification des réponses déjà existantes,
-Maîtrise de l’application Solon.
3.Accueil et gestion des appels
Le secrétariat doit être en mesure :
-D’assurer un accueil courtois, calme et rassurant,
-De donner les informations nécessaires lorsqu’elles sont certaines,
-De filtrer les appels selon leur importance,
-De transmettre au chargé d’études responsable du dossier,
-De vérifier, si nécessaire, auprès des autres bureaux,
-De recenser les appels, prendre les messages et coordonner pour transmission au chef du bureau.
4.Suivi, classement et enregistrement des dossiers
II Assistant du chef du bureau
5.Gestion des agendas du chef de bureau et de l’adjoint
-Gestion des agendas,
-Communiquer les urgences dans les plus brefs délais.
6.Suivi et participation à l’organisation de la vie du bureau
-Assurer le suivi du planning des activités du bureau, connaître la répartition des dossiers,
-Anticiper et participer à l’organisation des réunions de bureau, des réunions des responsables académiques de formation : réservation salle, envoi des invitations, préparations des dossiers,
-Mise à jour de la liste des responsables académiques de formation, de l’inspection générale, des recteurs et DASEN, des conseillers du cabinet,
-Assurer le suivi des absences pour transmission au chef du bureau, à son adjoint et au responsable de l’UGARH,
-Effectuer les commandes mensuelles de fournitures pour le bureau, anticiper les besoins, soumettre au chef de bureau,
-Gérer les fournitures.
7.Coordination de l’information, veille de l’actualité
-Transmettre et faire circuler les informations au sein du bureau,
-Assurer la veille des dépêches et publications (JO, BO) relatives aux grands dossiers de politique éducative,
-Enregistrer sur le réseau interne les dossiers recteurs, les dossiers de rentrée, les dossiers de presse, les rapports de l’inspection générale.
CONNAISSANCES ATTENDUES :
– bonne connaissance de la présentation des courriers à transmettre selon leur nature (circulaires, notes …) et selon le destinataire,
– bonne connaissance de l’application ELISE et des applications et des sites EN : Pléiade, eduscol,
– bonne connaissance des applications informatiques.
COMPETENCES OPERATIONNELLES ATTENDUES :
– parfaite maîtrise de l’orthographe,
– rigueur dans le classement et l’organisation des dossiers notamment sous leur forme numérique sous le réseau interne,
COMPETENCES COMPORTEMENTALES ATTENDUES:
– capacité à travailler en équipe et à établir les liens avec les différents interlocuteurs concernés par les dossiers,
– aisance dans la communication orale, marquée par une capacité d’écoute et par une aptitude à mobiliser un registre adapté,
– discrétion et réserve.
Géolocalisation du poste : 107 RUE DE GRENELLE 75007 PARIS